Vezető projektmenedzserünk, Miloš egy belső workshopot tartott az egyik legfontosabb munkahelyi készségről: az időgazdálkodásról. De ez nem egy szokványos produktivitási előadás volt. Egy gyakorlatorientált, interaktív alkalomról volt szó, tele valódi példákkal, személyes szokásokkal és olyan eszközajánlásokkal, amelyeket Miloš nap mint nap használ, hogy rendszerezetten, fókuszáltan és hatékonyan dolgozzon.
Miloš egy egyszerű, mégis szemléletes hasonlattal indította a workshopot: egy projekt irányítása olyan, mint egy ház építése. Vannak alapok, falak, vezetékek, tető – minden szakaszban strukturált lépésekre van szükség. Ugyanez érvényes a projektmenedzsment eszközök használatára is: például a YouTrack alkalmazása során a feladatok címkézése – mint például „kutatás”, „becslés” vagy „irányítópult” – segíti a csapatokat abban, hogy átláthatóan szervezzék a munkát, és pontosabb riportokat készítsenek. A színkódolt címkék nemcsak az erőfeszítések nyomon követésében segítenek, hanem a jövőbeli tervezést és becslést is hatékonyabbá teszik.
Miloš elkötelezett híve az „Inbox Zero” szemléletnek.
Nála az olvasatlan e-mailek mindig a lista tetején maradnak, és amit épp nem tud azonnal megoldani, azt visszajelöli olvasatlanként vagy átküldi magának a Google Chatről a beérkező mappába. Így semmi nem vész el, minden feladat nyomon követhető marad, és a postafiók mindig rendezett. Túl sok e-mail érkezik? Miloš szerint a megoldás nem az, hogy figyelmen kívül hagyjuk őket, hanem az, hogy leiratkozunk.
Miloš emlékeztetett bennünket, miért használjuk továbbra is az ActiveCollab-et, különösen az ügyfelekkel való kommunikáció során. Egyszerűen kezelhető, és segít elkerülni a zavaros e-mail láncokat. Minden kérés, visszajelzés és frissítés külön feladatként kerül rögzítésre. Így semmi nem vész el – és ha nincs benne a rendszerben, akkor meg sem történt. Ilyen egyszerű.
Továbbra is használok papírt vázlatkészítéshez, ötleteléshez és személyes projektekhez. Viszont ha kereshetőségről, megoszthatóságról és rendszerezhetőségről van szó a digitális megoldások nyernek. Különösen akkor, amikor a jegyzeteknek bárhol, bármikor elérhetőnek kell lenniük.
Munka- és projektjegyzetekhez. Markdown alapú, eszközök között szinkronizált és rendkívül testreszabható.
Gyors személyes ellenőrző listákhoz, emlékeztetőkhöz, utazás előkészítéséhez és apró részletekhez, mint cipőméret vagy Wi-Fi jelszavak.
Egy saját szerveren hosztolt eszköz, amit Miloš hosszabb szöveges tartalmak írásához használ, mint például receptek, dokumentáció, vagy akár könyvötletek.
A workshop hatékonyságát Miloš őszinte és gyakorlatias szemlélete adta. Nem arról szólt, hogy mindenkire ugyanazt az eszközt vagy módszert kényszerítse rá, hanem arról, hogy segítsen mindenkinek megtalálni azt, ami számára működőképes – hiszen ez egyénenként eltérő lehet. Akár projektmenedzser, fejlesztő vagy designer volt a résztvevő, mindenki gyakorlati, azonnal hasznosítható ötletekkel távozott, amelyek támogatják a hatékonyabb tervezést és időkezelést.
Hatalmas köszönet Milošnak! Köszönjük, hogy időt szántál arra, hogy megoszd a módszereidet, eszközeidet és gondolkodásmódodat a csapattal. A workshopod emlékeztetett minket arra, hogy az időgazdálkodás nem csupán arról szól, hogy többet végezzünk el – hanem arról, hogy a megfelelő dolgokra fókuszáljunk, a megfelelő időben, tiszta céllal és tudatossággal.
Már alig várjuk a következő alkalmat!